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Effektives Sitzungsmanagement in Online-Meetings für Schulen und Bildungseinrichtungen – So moderieren Sie richtig!

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Gelungene Online-Moderation: Strategien für effizienten Austausch und erfolgreiche Online-Kommunikation

  von Marcus Kuhn

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Online-Meetings haben sich in Schulen und Bildungseinrichtungen als unverzichtbares Werkzeug etabliert, um den Austausch zwischen Lehrkräften und die gemeinschaftliche Schulentwicklung zu fördern. Doch trotz ihrer vielfältigen Möglichkeiten stoßen sie häufig auf Unmut. Die Gründe dafür sind vielfältig: von überlangen Erklärungen und ziellosen Diskussionen bis hin zu fehlender Struktur, wodurch die Effektivität dieser Treffen beeinträchtig wird.

Das ist sehr ungünstig, da Zeit eine wertvolle Ressource ist – und endlose Meetings viel von der wertvollen Arbeitszeit von Lehr- und Fachkräften verschwenden. Die Pandemie hat zwar zu spannenden neuen Prozessen und Arbeitsweisen geführt, doch haben sich dadurch auch Ineffizienzen eingeschlichen, insbesondere bei Online-Meetings, die schnell zu unstrukturierten Diskussionen neigen. Die Nachteile uneffektiver Meetings sind vielfältig: Von Frustration und der Unterbrechung des Arbeitsflusses bis hin zur Resignation. Wenn am Ende des Meetings der Gedanke aufkommt, dass die eben erfolgte Besprechung ebenso gut per E-Mail hätte abgehalten werden können, besteht dringender Handlungsbedarf.

Eine gelungene Moderation kann hier dadurch einen entscheidenden Unterschied machen, indem sie die kollektive Aufmerksamkeit lenkt und somit sicherstellt, dass das Online-Meeting seinen Zweck erfüllt. Hierfür sind Rollenklarheit, eine gründliche Vorbereitung und die Verfolgung klar definierter Ziele essenziell.

Was ist eine gelungene Moderation?

Man kann von einer erfolgreichen Moderation sprechen, wenn die kollektive Aufmerksamkeit so gelenkt wird, dass das Online-Meeting seinen Zweck erfüllt und die Teilnehmenden vielleicht nicht immer subjektiv (da schließlich themenbezogen) aber objektiv („das Meeting verlief gut strukturiert und umgesetzt“) positiv gestimmt aus dem Meeting heraus gehen. Menschen mögen schließlich Kohärenz, und Durcheinander kann zu kognitiven Dissonanzen führen. Der Moderationsrolle kommt hier ein großes Maß an Verantwortung zu, da sie den Rahmen für den gemeinsamen Austausch schafft und die Aufmerksamkeit steuern muss.

Die Aufgaben der Moderation

Bei einer gelungenen Moderation werden die Teilnehmenden motiviert, engagiert und produktiv gehalten. Dafür sind verschiedene Schlüsselfaktoren entscheidend:

  1. Vorbereitung: Eine sorgfältige Planung, inklusive Agenda-Erstellung und der Zuweisung von Rollen, legt den Grundstein für ein erfolgreiches Meeting. Dies kann über geteilte kollaborative Tools wie Taskcard, Padlet oder den Microsoft Planer niedrigschwellig umgesetzt werden. Auf Absprache können hier bereits Pros und Contras gesammelt und Informationen geteilt werden. Selbst die Dringlichkeit und Reihenfolge kann hier bereits asynchron geschehen.
  2. Rollenverteilung: Damit es nicht zu Machtakkumulationen kommt, sollte die Moderation nicht von der Schulleitung durchgeführt werden. Grundsätzlich sollte die Moderation möglichst wenig Redeanteil haben, da sie sonst in einen Rollenkonflikt kommt.
  3. Check-In und Check-Out: Ein gutes Meeting wird von diesen beiden Impulsen gerahmt. Dadurch kommen die Teilnehmenden gedanklich an und beenden das Meeting am Ende auch wieder. Fragen hierfür finden sich beispielsweise in dem kostenlosen Online-Fragengenerator digitaler-stuhlkreis.de
  4. Klarheit und Struktur: Durch eine klare Struktur und Zielorientierung bleibt das Meeting fokussiert, wobei die Einhaltung von Zeitlimits unerlässlich ist. Die Rollenklarheit erlaubt es der Moderation, freundlich darauf hinzuweisen, wenn abgeschweift oder der Zeitrahmen gesprengt wird. Reicht die Zeit nicht, verweist die Moderation auf die Möglichkeit asynchroner oder bilateralen Absprachen im Anschluss, oder nimmt das Thema mit in das nächste Meeting.
  5. Inklusivität und Engagement: Eine erfolgreiche Moderation stellt sicher, dass alle Teilnehmenden sich einbringen können, und schafft ein Umfeld, in dem sich jeder gehört und wertgeschätzt fühlt.
  6. Effiziente Nutzung von Technologie: Die Nutzung von Online-Tools erhöht die Interaktion und das Engagement der Teilnehmer. Dies ist kein Muss, aber kann zur rechten Zeit eingesetzt eine Bereicherung sein
  7. Konfliktmanagement: Schnelles und konstruktives Adressieren von Konflikten hilft, eine positive Atmosphäre zu bewahren.
  8. Zeitmanagement: Dies ist eine zentrale Herausforderung. Es braucht viel Fingerspitzengefühl, um ausschweifende Themen zu beenden, ohne dabei anderen Teilnehmenden über den Mund zu fahren. Hier eignen sich Fragen besser als Anweisungen: „Könnte die Thematik im Anschluss unter den Beteiligten im Detail besprochen werden?“ versus „Das reicht jetzt, macht das bitte später allein unter euch aus!“
  9. Dokumentation: Die Dokumentation übernimmt im besten Fall eine andere Person. So sind einerseits mehr Personen aktiv in das Meeting einbezogen. Andererseits kann sich die Moderation besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
  10. Zusammenfassung und Follow-Up: Eine Zusammenfassung der besprochenen Punkte und das Festlegen der nächsten Schritte sind essenziell für die Effektivität des Meetings. Diese können inzwischen per Zoom automatisch erstellt werden. Alternativ lässt sich aus einzelnen Stichpunkten mit ChatGPT & Co. ebenfalls fix ein ordentliches Protokoll erstellen.
 

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Fragen sind die besseren Ansagen

In ihrem Artikel „So moderierst du effektive Meetings“ beschreibt Taheri1, dass effektive Moderation oft darin besteht, zehn bis fünfzehn Schlüsselsätze zum passenden Moment zu äußern. Sie zielt damit im Prinzip darauf ab, dass man als gute Moderatorin, als guter Moderator weniger selbst redet, als vielmehr durch eine fragende Haltung die anderen Teilnehmenden zum Sprechen und Teilen von Gedanken und Eindrücken bewegt.

Wesentlich sind aus ihrer Perspektive dafür die folgenden Sätze:

  • „Wie bist du heute da?“
  • „Was brauchst du?“
  • „Hast du, was du brauchst?“
  • „Du redest gerade im Wir/Man/Konjunktiv: Was genau brauchst du von wem?“
  • „Hast du einen konkreten Vorschlag?“
  • „Was ist deine Spannung?“
  • „Was ist der nächste Schritt?“
  • „Wer könnte diesen Schritt mitnehmen?“
  • „Könnt ihr das auslagern / außerhalb dieses Meetings besprechen?“
  • „Möchtest du Hilfe und falls ja, von wem?“
  • „War das hilfreich für dich?“
  • „Wie ist deine Reaktion?“
  • „Ist das eine Reaktion oder eine Frage, die du hast?“
  • „Gibt es einen Einwand?“

Asynchrone Kommunikation als Schlüssel zur Effizienz

Grundsätzlich ermöglicht es die Nutzung asynchroner Kommunikationskanäle, Informationen und Ideen auszutauschen, ohne dass alle Beteiligten zur gleichen Zeit verfügbar sein müssen. Dies reduziert Terminkonflikte und ermöglicht eine unkomplizierte Aufzeichnung von Diskussionen, auf die später zurückgegriffen werden kann. Benötigt wird dafür ein hohes Commitment der Beteiligten, aber am Ende ist es wie das Konzept der Flipped Classroom: Wenn sich die Beteiligten asynchron vorbereiten und gegenseitig informieren, dann kann die wertvolle Zeit des synchronen Zusammenkommens für Austausch, Ideenfindung, Sozialisieren, Diskussion und Abstimmung verwendet werden. Denn wenn Online-Meetings (und das gilt auch für analoge Meetings und Konferenzen) zu einem großen Teil daraus bestehen, dass eine Person in einer einseitigen Kommunikation die anderen Personen über eine Thematik informiert, genau dann kann es zu dem bitteren Fazit kommen, dass jenes Meeting eben auch eine E-Mail hätte sein können. Wann das synchrone Informieren Sinn ergibt und wann nicht, gilt es immer abzuwägen. Als Faustregel kann man sich merken, dass das Risiko bzw. die Wahrscheinlichkeit für Verdruss mit langen Redebeiträgen steigt.

Alles eine Frage der Haltung?

Bob Blume ereifert sich, wunderbar lesbar, über die Notwendigkeit einer neuen Konferenzkultur. Er vertritt den Standpunkt, dass insbesondere die eigene Einstellung in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle einnimmt – und zugleich am herausforderndsten zu realisieren ist: „Denn es geht darum, dass man selbst die Erkenntnis hat, dass man selbst – sagen wir es mit der Metapher – nicht im Stau steht, sondern der Stau ist. Wenn man seinen Satz mit „Wie schon gesagt wurde …“ beginnt, sollte man ihn nicht mehr zu Ende führen. Aber auch kulant sein, wenn das eigene Thema nicht mehr drankommt. Und eben nicht beleidigt, wenn die Zeit eingehalten wird.“2 Dies stellt die Moderation vor eine schwierige, aber ebenso bedeutsame Aufgabe: Das Bedürfnis, niemanden zu verärgern, mit dem allgemeinen Wunsch, die Sitzung zu beenden, in Einklang zu bringen.

Effektive Online-Moderation: Mit gezielter Weiterbildung neue Türen öffnen

Gelingende Online-Kommunikation und das Durchführen effizienter Online-Meetings ist eine Kunst – eine Kunst, die erlernt werden kann. Auch bei der digitalen Moderation gilt: Es sind noch keine (oder zumindest sehr wenige!) Meister und Meisterinnen vom Himmel gefallen. Mit den richtigen Techniken und gezielter Übung können in Online-Meetings schnell Verbesserungen erzielt werden. Gerade für Schulen lohnt es sich, Lehrkräfte über spezielle Weiterbildungen in diesem Bereich zu unterstützen. Mit gezielten Trainings im Bereich Online-Moderation geben sie Lehrerinnen und Lehrern Strategien an die Hand, um ihren Arbeitsalltag nachhaltig effektiver zu gestalten und durch effiziente Meeting-Gestaltung und Absprachen Überlastungen zu verringern.

In unseren Lehrkräftefortbildungen nehmen die Themen digitale Kommunikation und die effiziente Gestaltung von Online-Meetings seit Jahren einen hohen Stellenwert ein. Unsere erfahrenen Trainerinnen und Trainer begleiten Lehrkräfte, angepasst an die spezifischen Bedarfe der jeweiligen Schulen und Bildungsinstitutionen, auf ihrem Weg hin zu einer effektiven, für alle Beteiligten als gewinnbringend empfundenen Online-Meeting-Kultur.

Für eine unverbindliche Beratung zur Umsetzung, individuellen Schwerpunkten und Finanzierungsmöglichkeiten nehmen Sie gern über folgenden Link Kontakt zu uns auf: https://ish-gruppe.de/kontakt/.

Kostenlose Erstberatung

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Mehr Informationen zu unseren Lehrkräftefortbildungen und weiteren Angeboten im Bereich Schule finden Sie hier: https://ish-gruppe.de/ish-schule/

Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zusammen die virtuelle Kommunikation an Ihrer Schule auf ein neues Level zu heben!

Fazit

Die Moderation von Online-Meetings ist „easy to learn, but hard to master“ – es gibt noch und nöcher Stolpersteine und Konfliktfelder. Aber mit der richtigen Vorbereitung, den richtigen Fragen und einer stringenten Kommunikation und Moderation kann sich das Online-Meeting oft überraschend schnell vom „notwendigen Übel“ zu einer echten Bereicherung entwickeln.

Viel Erfolg!

 

© Ideogram (Bildgenerierungs-KI) – www.ideogram.ai

Literatur

  • https://www.neuenarrative.de/magazin/meeting-facilitator-wie-moderiere-ich-ein-meeting (Stand: 05.07.2024)
  • https://deutsches-schulportal.de/kolumnen/bob-blume-wir-brauchen-eine-neue-konferenzkultur-an-schulen (Stand: 05.07.2024)